Unsere digitalisierte Welt ist „on demand“. Was früher mehrere Stunden oder Tage gedauert hat, kann heute in kürzester Zeit erledigt werden. Vollautomatisiert. Banküberweisungen machen wir schon lange nicht mehr am Schalter, sondern online. Immer – 24/7. Brauchen wir ein Taxi, genügt heute ein Klick in einer App statt in der Warteschleife einer Taxizentrale zu hängen. Und Unternehmen wie Amazon liefern Bestellungen teils am gleichen Tag aus – same day delivery heißt das dann.
Neue Technologien machen Beschaffungsprozesse einfach, schnell und effizient. Diese Digitalisierung beschleunigt allerdings unseren Alltag und verändert unsere Gewohnheiten auf fundamentale Art und Weise.
Kunden – insbesondere die der Generation der „Digital Natives“ – haben sich mittlerweile an diese Einfachheit und Geschwindigkeit gewöhnt und setzen sie mittlerweile nicht mehr nur online voraus, sondern in sämtlichen Lebensbereichen. „Sofortness“ hat der Journalist Peter Glaser diese digitale Ungeduld getauft. Das bedeutet, dass wir ein aktuelles Bedürfnis schnellstmöglich, am besten im gleichen Moment, befriedigen möchten. Schnelle, einfache, automatisierte Prozesse lösen dabei mehr und mehr manuelle, langwierige und komplizierte Prozesse ab.
Neue Zeitrechnung in der Tagungswelt
Gerade in unserer schnelllebigen, oftmals anonymen Welt sind persönliche Interaktionen super wichtig. Trotz Video-Konferenzen, Messenger Diensten und der stetig wachsenden Menge an E-Mails, die wir täglich erhalten: Persönliche Meetings sind immer noch – oder gerade deswegen – die effizienteste Art der Kommunikation. Deutlich abzulesen an der weltweit kontinuierlich steigenden Zahl an Meetings und Tagungen.
Immer mehr Hotels und Locations setzen heute auf die automatisierten Prozesse im Tagungsverkauf. Insbesondere für kleine Veranstaltungen bis ca. 30 Personen, die einen Großteil der Tagungsbuchungen ausmachen. Unterstützt werden Sie von Systemen wie meeconnect der meetago group: Tagungskapazitäten und Preise sind auf Knopfdruck verfügbar. Nicht nur Veranstaltungsplaner, sondern auch die Hotels oder Locations können dadurch Zeit, Aufwand und Kosten sparen.
Wissensvorsprung durch Echtzeit-Informationen
Preise und Verfügbarkeiten in Echtzeit bieten Veranstaltungsplanern die Möglichkeit, sich schnell und einfach einen Überblick zu verschaffen: Hat das jeweilige Haus genügend Kapazitäten für meine Veranstaltung? Gibt es genügend Zimmer für alle Teilnehmer? Was wird die Veranstaltung kosten? Gibt es möglicherweise noch einen günstigeren Alternativtermin? Wie verändert sich der Preis, wenn ich Leistungen hinzu- oder abwähle?
Destinationen vergleichen auf Knopfdruck
Eine weitere, interessante Einsatzmöglichkeit von Echtzeit-Daten ist der Preisvergleich zwischen Destinationen. Wir alle wissen: Angebot und Nachfrage bestimmen den Preis. Und wenn zum Beispiel Köln auf Grund hoher Auslastung und hoher Nachfrage recht teuer geworden ist, lohnt der Blick in die Nachbarschaft: Möglicherweise sind Bonn oder Düsseldorf zum gewünschten Zeitpunkt günstiger?
Online Buchung – direkte Bestätigung
Hat der Veranstaltungsplaner nun ein Angebot gefunden, welches Ihr oder Ihm zusagt, kann dieses mit wenigen Mausklicks direkt gebucht werden. Eine Bestätigung mit allen Details und einem persönlichen Ansprechpartner erhält man unmittelbar per Mail. Buchung abgeschlossen. Sache erledigt. Man kann sich wieder wichtigeren Dingen zuwenden.
Die eingesparte Zeit sinnvoll investieren
Live Preise und -Verfügbarkeiten erlauben Veranstaltungsplaner schnell gute Angebote zu finden, zu vergleichen und mit wenigen Klicks verbindlich zu buchen. Die gewonnen Zeit kann nun deutlich sinnvoller investiert werden: Zum Beispiel in die Inhalte der Veranstaltung.
Verkaufsmitarbeiter in den Hotels freuen sich, durch die drastische Effizienzsteigerung die gewonnene Zeit in die persönliche Beratung und Betreuung ihrer Kunden investieren zu können. Zeit, im „manuellen Prozess“ mit der Verwaltung von Kundenvorgängen, wie z.B. Angebotserstellung, Angebotsanpassung oder ähnlichem verbracht haben.
Der etablierte Anfrageprozess (RFP) wird nicht (vollständig) sterben
Bei aller Digitalisierung und Automatisierung des Tagungsgeschäftes können Traditionalisten aufatmen. Der etablierte Anfrageprozess wird nicht sterben. Zumindest nicht komplett.
Was man mit sehr hoher Sicherheit sagen kann ist, dass Preise und Verfügbarkeiten in Echtzeit und die Sofort-Buchung von Meeting zum globalen Branchenstandard werden wird. Allerdings (zunächst) für kleinere, standardisierbare Veranstaltungen um die 30 Personen.
Für größere, komplexere Veranstaltungen oder Kongresse mit hohen Abstimmungsaufwänden werden wir auf in Zukunft den RFP sehen – allerdings unterstützt und beschleunigt durch Live-Daten.
Übrigens: Die Parallelen mit den Entwicklungen hinsichtlich Online-Buchung von Hotelzimmern sind bezeichnend. Wenn auch die Meetings erst jetzt, rund 20 Jahre später, folgen. Und auch damals war die Anzahl derer, die am „alten“ Prozess festhalten wollten groß. Heute müssten wir vermutlich lange suchen, um jemanden zu finden, der oder die sich die „alten Zeiten“ zurückwünscht.
Zeiten ändern Dich
Wir befinden uns in einem Prozess der Veränderung, einer Evolution dessen, wie kleine Meetings gebucht werden. Und wie in jedem Veränderungsprozess ist es wichtig, diesen Wandel aufgeschlossen und interessiert zu begleiten. Mit Begeisterung Neues probieren, auch wenn es sich möglicherweise noch nicht zu 110% mit dem deckt, was wir bisher gewohnt waren , ist besser als ab zu warten und passiv zu beobachten. Und hier sind alle Stakeholder gefragt: Veranstaltungsplaner, Anbieter wie Hotels sowie die Technologieanbieter. Denn sie alle haben das Gleiche Ziel: Das Meeting-Geschäft einfacher, digitaler und effizienter zu machen.
Die Welt dreht sich immer schneller – ob wir wollen oder nicht – und es liegt an uns, am Ball zu bleiben, um den Anschluss nicht zu verlieren.