Wir bei der meetago group haben uns Gedanken gemacht, wie wohl die Meeting-Welt in der Zeit nach dem Corona-Shutdown aussehen wird und acht Thesen dazu verfasst.
1. Mut zur Lücke: Veranstaltungs-Set-Ups werden sich verändern
Behördliche und gesetzliche Vorgaben zum Arbeits- & Infektionsschutz sowie der umsichtige Umgang der Hotellerie mit dem Thema werden zu angepassten Set-Ups führen.
Großzügige Bestuhlungsvarianten gewährleisten ausreichende Abstände zwischen den einzelnen Plätzen. Pausen- beziehungsweise Verpflegungsbereiche werden so strukturiert, dass ein schützender Mindestabstand zwischen den Teilnehmern aller Veranstaltungen in einem Haus gewährleistet ist. Außerdem wird die Form, wie Speisen und Getränke angeboten werden können, daran angepasst werden. Denkbar sind Tellergerichte, Lunchpakete und eben alle Formen, die Service und Verzehr mit ausreichend Abstand gewährleisten. Auf ein „Walking Dinner“ werden wir jedenfalls in nächster Zeit verzichten müssen.
2. Freundliches Lächeln hinter Mund- / Nasenbedeckung oder Plexiglas
Die aus dem Handel mittlerweile gewohnten Plexiglasscheiben werden auch in Hotels z.B. an der Rezeption eingesetzt werden. Markierungen und Hinweise werden auf die Einhaltung von Abständen hinweisen. Auch wird das Hotelpersonal wahrscheinlich sein freundliches Lächeln zunächst hinter einer Mund- / Nasenbedeckung verbergen müssen.
Darüber hinaus ist es wahrscheinlich, dass auch Hotelgäste und Meetingteilnehmer sich in den öffentlichen Bereichen mit einer Mund- / Nasebedeckung bewegen müssen. Aber wir werden uns daran gewöhnen und die selbstgenähten oder gekauften Masken zu einem stylischen Accessoire machen.
3. Meetingräume brauchen Möglichkeit für Video-Konferenzen
Meetings, bei denen nicht alle Teilnehmer physisch an einem Ort zusammenkommen, wird es in nächster Zeit häufiger geben. Zumindest solange nationale und internationale Reisebeschränkungen in Kraft sind und die Mobilität von Meetingteilnehmern einschränken.
So werden sich entweder einzelne Veranstaltungsteilnehmer per Video-Konferenz-Tools von ihrem Arbeitsplatz oder von zu Hause aus einwählen und/oder Kleingruppen an verschiedenen Orten bzw. von verschiedenen Hotels aus.
Hier ist es an den Tagungshotels, technische Lösungen anbieten zu können, die hybride Meetings ermöglichen.
4. Virtuelle Kollaborationstools statt Flipchart
Um bei einem hybriden Meeting effizient zusammen arbeiten zu können, werden virtuelle Kollaborationstools eine wichtige Rolle spielen. Diese übernehmen die Rolle eine Metaplanwand oder eines Flipcharts. Inhalte, Skizzen, Notizen sind so für alle Teilnehmer sichtbar bzw. editierbar. Unabhängig davon, von wo aus diese am Meeting teilnehmen.
5. Verfügbare Internet Bandbreiten werden Buchungskriterium
Die Verfügbarkeit von schnellem Internet ist schon seit Jahren ein immer wichtigeres Entscheidungskriterium von (Geschäfts-)Reisenden und Meeting Planern geworden. Vor dem Hintergrund von hybriden Meetings mit Videoübertragung sowie dem Einsatz von virtuellen Kollaborationstools ist nun die Notwendigkeit einer großen, konstant verfügbaren Internet Bandbreite ein entscheidendes Buchungskriterium für Meeting Planer.
6. Meetingplaner müssen sich auf höhere Kosten pro Teilnehmer einstellen
Durch Veranstaltungs-Set-Ups mit größeren Abständen zwischen Meeting Teilnehmern reduziert sich die Kapazität der Meeting- / Veranstaltungsräume. Folglich stimmt die bisherige Preiskalkulation der Hotels dann nicht mehr. Teilt sich der Umsatz pro verfügbaren Quadratmeter (REVPASQM) durch eine geringe Anzahl von Teilnehmern führt das schlussendlich zu einem höheren Preis.
Gleichzeitig wird sich auch der Mehraufwand, den Hotels durch Hygienemaßnahmen wie z.B. häufigere Reinigungsintervalle und zusätzliche Services haben, auch auf den Preis von Meetings auswirken.
7. Infektions- & Arbeitsschutz wird Teil von Verträgen – Verbände sollen Standard vereinbaren
Unternehmen müssen Ihrer Fürsorgepflicht (duty of care) für Mitarbeiter, die sie auf Meetings bzw. Geschäftsreisen entsenden nachkommen. In ihren Verträgen werden Travel Manager und Einkäufer also sicherstellen, dass dort, wo sich ihre Reisenden aufhalten, penibel auf wirksame Maßnahmen zum Infektions- & Arbeitsschutz geachtet wird.
Hier sind die jeweiligen Branchenverbände gefordert, einen einheitlichen, einvernehmlichen Standard zwischen den Travel Managern und Einkäufern von Unternehmen auf der einen Seite und Hotels auf der anderen Seite zu entwickeln. Denn wenn jedes Unternehmen nun seine eigenen Anforderungen aufstellt und diese in seine Verträge mit Dienstleistern einfließen lässt, wird es zu einem Wildwuchs kommen, der zu Unsicherheiten und Konflikten führen kann.
8. Registierungspflicht von Meetingteilnehmern
Bisher bezog sich die Erfassung des Meldescheins nach Bundesmeldegesetz auf Übernachtungsgäste. Meetingteilnehmer, die nicht im Haus übernachtet haben, mussten nicht registriert werden. In den vergangenen Wochen haben wir gelernt, dass das Nachvollziehen von Infektionsketten ein wichtiger Baustein in der Bekämpfung des Coronavirus ist. Solange das Virus im Umlauf ist, könnte es daher eine Registierungspflicht auch für Tagesgäste in Hotels geben.
So bereiten wir uns bei der meetago group auf die veränderte Meeting-Welt vor
Wir bei der meetago group glauben, dass persönliche Meetings die effizienteste Art der Kommunikation sind. Aus dieser Überzeugung heraus erarbeiten wir gemeinsam mit unseren Hotel- & Corporate-Partnern technische Lösungen, um sicher unter den veränderten Umständen Meetings veranstalten zu können.
Aktuell sind wir dabei, ein „Infektions- & Arbeitsschutzkonformes Veranstaltungs-Setting“ zum Bestandteil einer Meetinganfrage / -buchung zu machen. So sollen unsere Corporate Kunden immer die Gewissheit haben, dass Buchungen stets unter besonderer Berücksichtigung der aktuellen Empfehlungen und Regelungen hinsichtlich Infektions- & Arbeitsschutz durchgeführt werden.
Darüber hinaus werden wir Hotels flaggen und sortierbar machen, die sich zu besonders hohen Hygienestandards verpflichten bzw. diese Standards zertifizieren lassen.
Später planen wir, verfügbare Internet Bandbreiten pro Hotel anzuzeigen bzw. nach diesen zu filtern. Diese Funktion ermöglicht es unseren Usern die Häuser zu wählen, die die technische Grundvoraussetzung für hybride Meetings bieten.
Ideen & Lösungsansätze zur Wiedereröffnung von Hotels und Restaurants – interessante Links
Schmitz Marketing: Schmitz Marketing hat eine umfassende Sammlung von Tipps, Konzepten und weiterführenden Ressourcen zusammengestellt. Wir empfehlen Hoteliers und Gastronomen den Besuch der Website mit dem Titel Ideen und Lösungsansätze zur Wiedereröffnung. Hier finden Sie zahlreiche Dokumente zum Download, Link-Tipps, Lese-Empfehlungen sowie ca. 100 praktische Ideen und Lösungsansätze. Es lohnt sich!
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Mareike Reis: Die Unternehmensberatung für Hotellerie und Gastronomie steht mit den Schwerpunkten Housekeeping, Qualitätsmanagement und Hygienekonzepten für die Verbindung aus Strategie und Praxis. Stöbern Sie in der Website und entdecken Sie derzeit besonders notwendige Kompetenzen!
Quelle / Urheber der Infografik: Schmitz Marketing | https://www.schmitz-marketing.de/info/loesungsansaetze-zur-wiedereroeffnung/