Der Tagungsmarkt hat sich durch Corona stark gewandelt. Damit haben sich auch die Bedürfnisse von Tagungs- und Event-Planern verändert. Hybride Tagungsformate, höchste Hygiene- und Sicherheitsstandards, digitale Tools, flexible Stornierungsbedingungen und großzügige Platzangebote für sicheres Tagen mit Abstand – die BWH Hotel Group Central Europe hat sich auf das „New Normal“ mit neuen Angeboten und Produkten eingestellt. So wird unter anderem mit dem digitalen MICE Guide eine große Auswahl an Event- und Meeting-Optionen in den über 200 Tagungshotels präsentiert, die sich an die veränderten Kundenerwartungen angepasst haben.
Marina Christensen, Head of Sales der BWH Hotel Group Central Europe
„Die Tagungshotels sowie Hotels mit Veranstaltungsmöglichkeiten in unserer Gruppe haben in der Corona-Krise für die neuen Anforderungen nochmals aufgerüstet und viele flexible Möglichkeiten und Einsatzbereiche ihrer Räumlichkeiten geschaffen, natürlich immer entsprechend der behördlichen Vorgaben. So werden Räume mit größeren Abständen und für weniger Teilnehmer bestuhlt, Live-Streamings oder Hybrid-Studios wurden eingerichtet, Technikpartner sind stärker ins Boot geholt worden – die Liste ist lang. Zudem kann unsere Gruppe mit ihrem umfassenden, nochmals erweiterten Hygiene- und Sicherheitsprogramm ‚We care clean‘ sowie mit absoluter Flexibilität bei Buchung und Rahmenbedingungen die Anforderungen der Kunden bedienen und für sichere Meetings vor Ort sorgen,“ sagt Marina Christensen, Head of Sales der BWH Hotel Group Central Europe.
Live vor Ort oder digital zugeschaltet: Jede Form von Event ist möglich
Eventgarten im Best Western Hotel Das Donners in Cuxhaven
Die Hotels der BWH Hotel Group Central Europe, zu denen die Markenfamilien Best Western Hotels & Resorts, WorldHotels Collection sowie SureStay Hotel Group gehören, bieten unterschiedliche Meeting-Formate für jeden Bedarf an. Von klassischen Vor-Ort-Seminaren mit entsprechenden Abstandsregeln über hybride Konferenzen und Live-Streaming-Events bis hin zu rein virtuellen Meetings: Für jede Event-Form steht die passende Umgebung und die dazugehörige Technik bereit. Damit sorgen die Hotelteams, oft gemeinsam mit erfahrenen Technikpartnern, für die professionelle Umsetzung nach individuellem Kundenwunsch. Das geht zum Beispiel im eigenen Hybrid-Studio, mittels digitaler Tagungstechnik oder in großen Tagungsräumen mit entsprechenden Abständen, Arbeitsinseln und viel Frischluft durch angrenzende Terrassen und Außenbereiche – bis hin zu Präsenz-Meetings ganz im Freien, etwa im Hotelgarten.
Digitalisierung schließt Face-to-Face-Meetings nicht aus
Streaming Studio im Atrium Hotel Mainz
„Gerade wenn Kunden und Veranstaltungsplaner die Sorge haben, dass größere Face-to-Face-Veranstaltungen nur eingeschränkt stattfinden können, sind Formate wie hybride Veranstaltungen, Live-Streaming-Events und virtuelle Meetings eine gute Lösung. Denn sie lassen sich schnell, technisch unkompliziert und für die Teilnehmer ortsunabhängig einrichten. So bieten viele unserer Tagungshotels beispielsweise Meetingräume, die mit der Weframe-One-Technologie ausgestattet sind. Damit können Präsenzmeetings digitalisiert oder in hybrider Form durchgeführt und der Austausch aller Teilnehmer durch einen gemeinsamen Arbeitsplatz noch produktiver gestaltet werden – unabhängig von Gruppengröße und Standort der Teilnehmenden weltweit“, erklärt Christensen.
„Allerdings: Es gibt bestimmte Tagungsformen oder Themen, bei denen digitale Tools und Formate einfach nicht passen oder funktionieren. Und nach aktuellen Studien wollen Geschäftsreisende künftig nicht nur virtuelle Treffen wahrnehmen, sondern verstärkt wieder persönliche Kundentermine und Teambuildings oder Sales Meetings. Am Ende des Tages sind wir und unsere Hoteliers Gastgeber für Menschen aus aller Welt. Und Hotels sind Orte, an denen sich Menschen begegnen. Davon lebt unsere Branche und daher freuen wir uns sehr über alle Meetings und Veranstaltungen, die wieder klassisch vor Ort stattfinden.“
Pluspunkt für Tagungsbucher und Veranstalter: Flexible Stornierungsbedingungen
Ohne Risiko planen: Mit verkürzten Stornierungsfristen helfen viele Tagungshotels der BWH Hotel Group Central Europe dabei, Tagungen, Seminare und kleinere Veranstaltungen flexibel und risikofrei bis Ende des Jahres 2021 zu planen. So können Meetings, die in diesem Jahr in einem der teilnehmenden Hotels oder über das zentrale BWH MICE Desk angefragt werden und bis zum 31. Dezember 2021 stattfinden sollen, je nach Hotel und Verfügbarkeit bis zu 14 Tage vor Beginn kostenfrei storniert oder umgebucht werden.
Safety & Hygiene first: Mehr Sicherheit bei Geschäftsreisen und Meetings
Information zum Umgang mit COVID-19 bei Best Western
Alle Hygienestandards, Sicherheits- und Covid-19-Informationen auf einen Blick: Unter der internationalen Kampagne „We care clean“ zeigt die BWH Hotel Group Central Europe alle relevanten Sicherheits- und Hygienemaßnahmen auf der eigenen Webseite. Der umfangreiche Katalog an Hygienestandards der BWH Hotel Group Central Europe, der seit jeher in allen Hotels der Gruppe angewendet und in der Corona-Krise nochmals ausgeweitet wurde, wird weiterhin regelmäßig überprüft. Klare Informationen über die jeweils aktuell geltenden Bestimmungen erhalten Hotelgäste schon vor der Anreise transparent auf www.bestwestern.de und den hoteleigenen Webseiten – dort sind die jeweiligen Sicherheits- und Hygienemaßnahmen des einzelnen Hotels sowie Infos zu den geltenden Testpflichten bei Anreise und während des Aufenthalts aufgelistet.